檔案管理系統(tǒng)開發(fā)優(yōu)勢是什么?
近年來,信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用給檔案工作帶來了新的機(jī)遇,許多單位開展了檔案信息化建設(shè)。利用信息技術(shù)有效管理檔案,開發(fā)檔案管理系統(tǒng),更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展服務(wù),已經(jīng)成為檔案界的共識。檔案管理模式也朝著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)已經(jīng)成為許多企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。
一、為什么要開發(fā)一個(gè)檔案管理系統(tǒng)?
目前,大多數(shù)檔案管理仍處于可視化管理階段,普遍缺乏智能化管理手段,不利于檔案工作的發(fā)展,普遍缺乏對實(shí)物檔案存量存在和位置的準(zhǔn)確把握,檔案檢索困難,缺乏安全管理機(jī)制。因此,有必要采用大數(shù)據(jù),提高運(yùn)行效率,加快檔案的檢查和借閱,使服務(wù)工作更加人性化,實(shí)現(xiàn)對檔案的就地監(jiān)管,提高資產(chǎn)保存率,以避免財(cái)產(chǎn)損失,防止涉密事件的發(fā)生。
二、開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的意義是什么?
1、確保紙質(zhì)載體文件的安全。
傳統(tǒng)的檔案保存方式存在許多安全問題,如檔案可能被破壞或丟失等。因此,信息紙質(zhì)檔案提前數(shù)字化后,可以減少紙質(zhì)檔案的利用頻率,從而減少對紙質(zhì)檔案的各種人為或自然破壞,提高原始紙質(zhì)檔案的安全系數(shù)。
2、以多樣化的功能服務(wù)滿足企業(yè)管理的需要
為滿足計(jì)量機(jī)構(gòu)電子文件管理的要求,開發(fā)了文件管理系統(tǒng)。在利用信息技術(shù)分析系統(tǒng)需求的基礎(chǔ)上,構(gòu)建了文件收集與錄入、匯編與歸檔、識別與銷毀、檢索與查詢、統(tǒng)計(jì)打印等功能模塊。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)結(jié)合各種信息技術(shù)進(jìn)行設(shè)計(jì),使數(shù)據(jù)可以從各相關(guān)部門直接流入文件系統(tǒng),收集的數(shù)據(jù)可以由文件系統(tǒng)進(jìn)行處理和整理,并呈現(xiàn)給機(jī)構(gòu)用戶,從而實(shí)現(xiàn)計(jì)量文件信息的共享。
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